Zwiększ produktywność laboratorium dzięki mniejszej ilości dokumentów i systemowi klasy LIMS

Nie ma nic bardziej kosztownego dla organizacji niż strata cennego czasu. Laboratoria we wszystkich branżach są nastawione na osiąganie wyników, dlatego niewydajne procesy to wielka, czerwona flaga. A kiedy flagi są czerwone, to również czerwony może być bilans firmy.

Wydajność laboratorium jest uzależniona od potencjalnie straconych szans, czasu, zasobów i personelu. Największą ze wszystkich strat jest jednak ta, w której laboratoria ignorują niesamowity potencjał technologii. Coraz częściej istotną rolę odgrywa również otaczające nas środowisko prawne. Zgodność z przepisami ma kluczowe znaczenie dla sukcesu laboratorium, dlatego organizacja, która nie nadąża za tymi zmianami i nie stosuje się do nich, jest narażona na kary lub utratę reputacji.  

Niepowodzenie w dostosowaniu się do zmian ma swoje korzenie w tzw. papierkowej robocie. Jej czasochłonność może mieć poważne konsekwencje dla organizacji. 

Oto, jak możemy temu zaradzić. 

Papierkowa robota – stara gwardia 

Chciałbym poświęcić chwilę na dokładne zdefiniowanie problemu papierkowej roboty. Warto zauważyć, że wykonywanie zadań manualnie ma swoją cenę. Kosztem jest tutaj przede wszystkim płaca godzinowa pracownika.

Fizyczne zasoby potrzebne do pracy manualnej to materiały, jak również urządzenia do przechowywania i archiwizacji. To z kolei prowadzi do kosztów usuwania odpadów. Podczas wytwarzania lub pozbywania się dokumentacji papierowej często pozostawia się za sobą "ślad papierowy".  

Dokumentacja bez odpowiedniej ochrony jest także narażona na wgląd osób nieupoważnionych. Dlatego należy pamiętać o jej zabezpieczeniu. Zasada ta odnosi się również do udostępniania dokumentów, gdzie kierownictwo powinno przechowywać kopie w bezpiecznym, ale dostępnym tylko dla wybranych osób miejscu. 

Jak rewolucja cyfrowa poprawia produktywność laboratorium? 

Oprogramowanie do zarządzania informacją laboratoryjną (LIMS) jest rozwiązaniem cyfrowym, którego celem jest ograniczenie wyżej opisanej pracy papierkowej.

Narzędzie zapewnia szereg środków poprawiających produktywność – od rejestracji i przetwarzania danych, po ich przechowywanie, prezentację i bezpieczeństwo. Przeanalizuję teraz jego funkcjonalności przypadek po przypadku.  

Planowanie i prognozowanie 

• Na papierze 

Praca ręczna wiąże się z prognozowaniem przy użyciu wielu różnych źródeł informacji. Może to być potencjalnie pracochłonne i nieefektywne. Ponadto wymaga koordynacji z wieloma osobami, co z kolei może oznaczać konieczność organizacji licznych spotkań twarzą w twarz. 

Jako punkt kulminacyjny, konieczne jest przeprowadzenie ostatecznej weryfikacji. To też może być pracochłonne. 

• Cyfrowe, inteligentne rozwiązania 

Dzięki analityce predykcyjnej LIMS możesz dokonywać natychmiastowych i kompleksowych prognoz na podstawie skonsolidowanych zestawów danych. Te spostrzeżenia pomagają nie tylko zaoszczędzić czas, ale także napędzają efektywność operacyjną na poziomie wykonawczym. 

• Zarządzanie laboratorium 

Współpraca z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi z systemami cyfrowymi jest łatwiejsza. Kierownictwo może zapewnić najlepsze możliwe praktyki naukowe, wykorzystując wsparcie dla instrumentów laboratoryjnych. Dodatkową zaletą systemu LIMS są gotowe do użycia metryki wydajności. 

Analiza, monitorowanie i przechowywanie 

• Na papierze 

Ręczne obliczenia, wprowadzanie danych i ich graficzne przedstawianie są pracochłonne i czasochłonne. Wydrukowane informacje muszą być przechowywane w wybranych arkuszach danych w określonych miejscach. Do przeprowadzenia monitoringu i diagnostyki często wymagana jest fizyczna obecność analityków. 

• Zarządzanie aktywami 

Cyfrowe reprezentacje graficzne, nazywane "Asset Utilization Dashboards", dostarczają specjalistycznych metryk dotyczących kluczowych komponentów w laboratorium. To oprogramowanie oparte na sieci Web pozwala użytkownikom na planowanie zasobów z dowolnego miejsca. Dostęp do danych jest bezpieczny dla upoważnionych użytkowników, takich jak pracownicy laboratorium i kierownictwo, a nawet możliwy za pośrednictwem urządzeń mobilnych lub tabletów

• Monitorowanie i diagnostyka w czasie rzeczywistym 

LIMS oferuje szereg mechanizmów kontroli jakości i monitorowania danych. Jego inne funkcje diagnostyczne obejmują aktualizacje stanu i natychmiastowe analizy w czasie rzeczywistym, a także uproszczony transfer danych i zbieranie informacji telemetrycznych. 

Bezpieczeństwo i ochrona 

• Na papierze 

Ochrona dokumentacji papierowej wymaga szczególnej ostrożności. Prowadzenie rejestrów osób upoważnionych może być procesem wymagającym dużego nakładu pracy, podobnie jak zapewnienie integralności informacji. Fizyczne kopie wyników badań laboratoryjnych mogą być narażone na szwank podczas udostępniania i przekazywania. 

• Dzięki cyfryzacji 

Bezpieczny transfer danych jest podstawą systemu LIMS. Godnymi uwagi funkcjami bezpieczeństwa są kompleksowe audyty danych i oceny podatności. Testy integralności danych oceniają możliwość naruszenia danych i na życzenie kierownictwa mogą oznaczyć wszelkie żądania wglądu do danych. Dodatkowo pozwalają przeprowadzić testy penetracyjne pod kątem bezpieczeństwa danych. 

Wszystkie nagłe zmiany właściwości produktu są natychmiast sygnalizowane, informując interesariuszy o konieczności podjęcia odpowiednich działań i środków ostrożności. Może to pomóc w zapobieganiu wypadkom. 

Optymalizacja przepływu pracy 

• Na papierze 

Audyty w miejscu pracy wymagają ręcznej oceny pracowników, a także analizy próbek i zbiorów danych dotyczących miejsca pracy. W zależności od wielkości organizacji i jej działania, może to być rozległe przedsięwzięcie. 

• Dane laboratoryjne i przepływ pracy LIMS 

Przepływy pracy w laboratoriach mogą być bardzo wydajne. Dzięki natychmiastowym raportom i kluczowym informacjom o próbkach laboratoryjnych, można uzyskać dostęp do danych w dowolnym momencie. 

Integralność produktów i danych 

• Na papierze 

Aby zapewnić jak najwyższą jakość danych, pracownicy laboratoriów powinni zadbać o ich aktualizację w obliczu stale zmieniającego się środowiska regulacyjnego. Informacje muszą zatem odzwierciedlać te zmiany. W takim przypadku organizacje powinny zarezerwować czas na przeprowadzenie tego procesu. 

• Wdrożenie LIMS 

Pomimo zmieniających się regulacji, LIMS przeprowadza automatyczne aktualizacje odpowiednich danych, zapewniając systematyczną zgodność, niezależnie od nagłych reform. 

Kontrola jakości

• Na papierze 

Weryfikacja wyników badań laboratoryjnych często wymaga przeglądu całego procesu. Identyfikowalność produktu byłaby zatem możliwa dzięki ręcznemu przeszukiwaniu dokumentacji fizycznej. Obejmuje to źródła, składniki i związki. Audyty wewnętrzne i zewnętrzne są szczególnie czasochłonne, ponieważ często wymagają poświęcenia dużej ilości czasu na analizę dokumentów drukowanych. 

W celu identyfikacji należy przeprowadzić oddzielne obliczenia i analizy. Niepowodzenia testów produktów lub wartości skrajne należy następnie porównać z ustalonym trendem. Kontrola jakości (QC) również odbywa się w formie papierowej. To ryzyko, że wszelkie błędy w pisowni czy literówki mogą mieć znaczący wpływ na audyty, obliczenia i dalsze kroki. 

• Cyfrowa QA/QC 

LIMS wyświetla kompletną i przejrzystą dokumentację podczas całego procesu wytwarzania produktu. Natychmiastowa analiza pozwala łatwo zidentyfikować anomalie i wady produktu, dzięki zautomatyzowanym testom QC w trakcie produkcji. 

Audyty zewnętrzne są usprawnione, z ogromną poprawą szybkości wykonywania prac. LIMS jest pierwszym i ostatnim punktem wprowadzania danych, co ułatwia zarządzanie integralnością informacji w zakresie QC. 

Historie sukcesu – przykłady cyfryzacji dokumentów w laboratorium 

Procedury oparte na papierze nie są procesami przestarzałymi. To wypróbowane i przetestowane metody, dlatego niektóre laboratoria trzymają się papierowej dokumentacji nawet do dziś. Jednak w obliczu większych możliwości, jakie dają cyfrowe rozwiązania labtech, laboratoria mają szansę stać się jeszcze bardziej efektywne. 

Kiedy firmy zastępują papierową pracę rozwiązaniami cyfrowymi, rezultatem jest wzrost wydajności. Poniżej przedstawiamy tylko niektóre godne uwagi przykłady. 

Główny europejski producent żywności i nabiału 

Dzięki pełnej automatyzacji procesów, ten detalista poprawił wyniki i jakość produktów bez konieczności ręcznej interwencji. Dzięki analizie danych i ciągłym ulepszeniom, możliwe były także optymalizacja produkcji i oszczędność czasu. 

Europejskie Ministerstwo Rządowe – żywność i rolnictwo 

Scentralizowana baza danych ułatwiła dostęp, analizę i raportowanie zmiennych. Towarzyszyło temu usprawnienie przetwarzania danych, w tym ograniczenie o 80% ręcznego przepisywania. 

Cyfrowa przyszłość – Twoja przyszłość 

Cyfryzacja laboratorium jest kluczem do wydajnej, zgodnej z przepisami i opłacalnej finansowo przyszłości. Praca papierowa jest wypróbowana i przetestowana, ale jej czasochłonność i podatność na błędy sprawiają, że jest to metoda archaiczna. 

Ręczne zarządzanie danymi jest także finansowo zniechęcające dla organizacji. Dlatego automatyzacja jest tak ważna i potrzebna. Eliminując papierową robotę, LIMS zapewnia laboratoriom przewagę konkurencyjną, a w niektórych przypadkach jest narzędziem przetrwania. 

Na cyfryzacji mogą skorzystać interesariusze na każdym poziomie zaangażowania w laboratorium. Kierownictwo i technicy, a także menedżerowie wyższego szczebla, mogą spodziewać się ogromnych korzyści. Dzięki powszechnemu dostępowi, bezpieczeństwu danych i przejrzystej analizie – LIMS wydaje się zapewniać obiecującą przyszłość.