Zarządzanie zasobami w laboratorium – techniki, wskazówki i najlepsze praktyki

Zarządzanie zasobami i zapasami w laboratorium może być koszmarem.  

• Gdzie znajduje się ta próbka? 

• Czy ten sprzęt został skalibrowany? 

• Jaki jest poziom naszych zapasów? 

Takie pytania w większości organizacji to codzienność. 

Jako kierownik zajmujący się pracą laboratorium, sprzętem, pracownikami i materiałami eksploatacyjnymi, jesteś osobą, do której można się zwrócić z codziennymi problemami. Aby ułatwić Ci pracę i pomóc w prowadzeniu dokumentacji, zebrałem najlepsze praktyki zarządzania zasobami w laboratorium.  

Niektóre z nich możesz już znać, podczas gdy inne informacje prawdopodobnie będą nowe. Ten artykuł to lista kontrolna, dzięki której nie pogubisz się w swoich obowiązkach. Wskazówki pochodzą z mojego doświadczenia w pracy ze światowej klasy laboratoriami. Jako ekspert LIMS specjalizuję się w analizie i optymalizacji procesów biznesowych. 

Czym jest zarządzanie zapasami laboratoryjnymi? 

Jeśli jesteś starszym kierownikiem laboratorium, możesz pominąć tę część i przejść od razu do najlepszych praktyk w zakresie zarządzania zapasami laboratoryjnymi. 

Ale jeśli przypadkiem nadal zastanawiasz się, czym jest zarządzanie zapasami w laboratorium, to jest to dla Ciebie ważny fragment. 

W skrócie, zarządzanie zapasami i zasobami laboratoryjnymi jest częścią zarządzania łańcuchem dostaw. Celem jest utrzymanie odpowiedniej liczby potrzebnych produktów, aby zapewnić, że zasobów nagle nie zabraknie podczas wykonywania obowiązków. 

Efektywne zarządzanie zapasami w laboratorium zapewnia: 

• redukcję kosztów dzięki zamawianiu tylko odpowiedniej ilości zasobów; 

• zmniejszenie nadmiernych zapasów w magazynie; 

• optymalizację miejsca pracy; 

• maksymalizację produktywności. 

Ponadto nie będziesz już musiał odpowiadać na powtarzające się pytania dotyczące umiejscowienia lub stanu zapasów i próbek. 

Aby zmaksymalizować skuteczność zarządzania zapasami w laboratorium, warto zacząć korzystać z dedykowanych narzędzi, które usprawniają ogólne zarządzanie laboratorium. Laboratoria i instytucje naukowo-badawcze mogą efektywnie obsługiwać zadania związane z inwentaryzacją laboratoryjną, a także korzystać z obniżonych kosztów i zwiększonej wydajności. 

Ponadto, dzięki zastosowaniu systemu zarządzania inwentaryzacją laboratoriów, mogą skuteczniej monitorować zapasy, oceniać ich poziom i eliminować wszelkie nieścisłości przy śledzeniu zasobów. Od prostego etykietowania i dokumentacji, po prowadzenie rejestrów oraz baz danych – te rozwiązania mogą pomóc w skutecznym zarządzaniu zasobami. 

Dlaczego zarządzanie inwentaryzacją w laboratorium jest ważne? 

Zarządzanie inwentaryzacją w laboratorium to nie jest bułka z masłem, dlatego warto upewnić się, że wdrażane procedury są tak proste, jak to tylko możliwe. 

Zarządzanie zapasami w laboratorium pozwala na śledzenie poziomu zasobów w całej organizacji podczas wszystkich etapów cyklu inwentaryzacji, aby upewnić się, że nigdy nie zabraknie potrzebnych reagentów. Ponadto, zapobiega gromadzeniu nadmiernych zapasów i niedoborom poprzez analizę oraz prognozowanie popytu na podstawie zużycia składników. Co więcej, usprawnia wszystkie procesy i zwiększa produktywność techników laboratoryjnych, oszczędzając czas oraz pieniądze.  

Wreszcie, system zarządzania zapasami może pomóc Ci w podejmowaniu świadomych decyzji i poprawić ogólną wydajność firmy. 

Zarządzanie zapasami w laboratorium – przewodnik dla kierowników  

Techniki zarządzania zapasami są podobne dla produkcji, handlu detalicznego i laboratoriów. W końcu cel jest ten sam – zapewnienie odpowiedniego poziomu zapasów. 

Oto, co możesz zrobić, aby zarządzanie zapasami w laboratorium było efektywne w Twojej organizacji. 

1. Stwórz listę zapasów 

Każde udane działanie zaczyna się od planowania. A jaki jest lepszy sposób niż sporządzenie listy potrzeb? 

Dla kierowników laboratoriów taka lista pomaga w: 

• Identyfikacji zapasów o niskiej rotacji – są szanse, że masz w swoim laboratorium kilka przedmiotów, których nie potrzebujesz. Albo nie potrzebujesz ich w ilościach, które zamawiałeś. 

• Prognozowaniu popytu – odwrotnie, tworząc listę możesz dostrzec pozycje, których potrzebujesz więcej. Planując zapasy, lepiej przewidzisz popyt i zamówisz tylko odpowiednią ilość aktywów. 

• Audyt zapasów – co jakiś czas trzeba ponownie policzyć swoje zapasy. Oprogramowanie do zarządzania zapasami pomaga zrobić to sprawnie. Możesz również zaplanować audyty, aby nie przegapić żadnych krytycznych terminów. 

Tworzenie listy to zadanie, które jest dość łatwe do wykonania i opłaca się z wielu powodów. 

2. Przypisz poziom zapasów 

Dobrze, więc Twoje zapasy są poprawnie wylistowane. Teraz możesz tę wiedzę wykorzystać do przypisania minimalnych i maksymalnych poziomów zapasów. 

Ponownie, oprogramowanie do zarządzania zapasami da Ci lepszą kontrolę w dłuższej perspektywie. Można również użyć go do automatyzacji niektórych zadań. Ale jeśli nie masz jeszcze takiego narzędzia, użyj prostego arkusza kalkulacyjnego. 

Przypisanie poziomu zapasów to tylko wskazówka, jaka ilość aktywów jest potrzebna: 

• minimalny poziom zapasów – jest to najmniejsza ilość zapasów, jakiej potrzebujesz, aby Twoje laboratorium mogło sprawnie funkcjonować. Dla każdej pozycji na liście oceń ekstremalną wartość, poniżej której Twój zespół nie może wykonywać swojej pracy. 

• maksymalny poziom zapasów – jest to najwyższy poziom zapasów, jakiego potrzebujesz. Dzięki niemu będziesz mieć odpowiednią ilość aktywów, aby zaspokoić zapotrzebowanie laboratorium, ale bez nadmiernego gromadzenia. 

Aby ocenić właściwy zakres poziomów zapasów, współpracuj ze swoim zespołem. Zapytaj ich, jakich pozycji zazwyczaj używają i w jakich ilościach. Weź pod uwagę czas składania zamówień i stale śledź poziom zasobów. 

3. Grupuj pozycje magazynowe w kategorie 

Aby jeszcze bardziej ułatwić korzystanie z listy zapasów, rozważ grupowanie pozycji w kategorie. 

Możesz użyć wartości, priorytetów lub typu, aby skategoryzować swoje zapasy. Na przykład, możesz zorganizować swoją listę według: 

• aktywne vs nieaktywne zasoby, 

• materiały eksploatacyjne vs środki trwałe, 

• lub aktywa biologiczne vs aktywa chemiczne vs aktywa fizyczne. 

Podziałów może być wiele i można je stosować jednocześnie. 

4. Zorganizuj swoją przestrzeń roboczą 

Po zorganizowaniu listy zapasów, następnym krokiem niech będzie organizacja przestrzeni do pracy. 

Po pierwsze, strategicznie przechowuj swoje zasoby w laboratorium. Rozważ umieszczenie rzadziej używanych przedmiotów na górnych półkach, podczas gdy często wykorzystywane produkty niech znajdują się na poziomie oczu. 

Następnie należy odpowiednio oznaczyć swoje zasoby. Ten krok jest kluczowy, aby ułatwić wszystkim szukanie rzeczy. Oznaczaj próbki, półki i szafki, stosując się do znormalizowanego formatu. 

Na koniec, utrzymuj wszystko w czystości. Nieużywane przybory i sprzęt nie powinny zajmować Twojej przestrzeni roboczej. Dzięki temu zadbasz o porządek, co zwiększy ogólną wydajność i bezpieczeństwo. 

5. Tworzenie procedur zarządzania zapasami 

Procedury w Twoim laboratorium mogą zawierać protokoły wykonywania poszczególnych zadań, ale także ich delegowania. Sporządź taki dokument i udostępnij go wszystkim w swoim zespole – najlepiej online. 

Możesz spisać procedurę, która będzie składać się z kroków badawczych, sprzętu, ale także dokładnej lokalizacji każdego elementu. To właśnie tutaj przydaje się utrzymywanie wszystkiego w porządku. 

W rezultacie każdy członek Twojego zespołu będzie wiedział, czego i gdzie szukać. Pracownicy muszą też pamiętać o tym, aby po skończonej pracy umieścić każdy przedmiot w tym samym miejscu. 

6. Utrzymuj swój sprzęt w dobrym stanie 

Utrzymywanie sprzętu w dobrej kondycji zmniejsza ilość odpadów i koszty napraw lub wymiany. Zwiększa również bezpieczeństwo pracy w Twoim laboratorium. 

Dlaczego powinno to być częścią zarządzania zapasami? W końcu sprzęt jest częścią Twojego inwentarza. Zarządzaj nim z należytą starannością. 

Optymalizacja sprzętu, konserwacja i kalibracja nie muszą być czasochłonne. Zacznij od wyznaczenia terminów w kalendarzu i uczyń je częścią swoich procedur optymalizacji miejsca pracy. Za każdym razem, gdy przeprowadzasz audyt swojego laboratorium, sprawdź, czy zapewniłeś odpowiednią konserwację. 

Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania inwentarzem laboratoryjnym 

Arkusze kalkulacyjne to darmowy i atrakcyjny sposób na wykonywanie obowiązków związanych z zarządzaniem zapasami. Są one jednak podatne na błędy, np. związane z ręcznym zarządzaniem danymi. 

Oprogramowanie do zarządzania inwentaryzacją, które może być częścią systemu klasy LIMS, może być znacznie lepszym wyborem. Obecnie wszystkie branże idą w kierunku cyfrowym. Łatwiej niż kiedykolwiek (i taniej) jest połączyć swoje urządzenia w ramach wspólnego systemu i zautomatyzować wprowadzanie danych. Dlaczego nie miałbyś skorzystać z takich rozwiązań, aby zarządzać również swoimi zapasami? 

Dobre oprogramowanie do zarządzania zapasami w laboratorium powinno pozwolić Ci na: 

• automatyzację zbierania danych z podłączonych urządzeń; 

• dostęp do zarządzania laboratorium; 

• zaplanowanie konserwacji sprzętu; 

• śledzenie i przestrzeganie procedur; 

• śledzenie poziomów zapasów. 

Przeczytaj więcej: Wdrożenie LIMS – korzyści oraz zwrot z inwestycji 

Zmień swoją firmę dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania zapasami 

Korzyści płynące z właściwego oprogramowania do zarządzania zapasami są ogromne. Z pomocą systemu zarządzania inwentaryzacją laboratorium możesz zmniejszyć koszty, zwiększyć wydajność i poprawić efektywność. Wszystko w tym samym czasie.  

Ponadto, automatyzacja zarządzania inwentaryzacją daje pracownikom laboratorium więcej czasu, aby skupić się na innych obowiązkach i procedurach, zapewniając jednocześnie pełną przejrzystość danych z inwentaryzacji. Mając odpowiednie oprogramowanie, wyeliminujesz wiele problemów, organizacyjnych zanim się pojawią. 

Jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze odpowiedniego LIMS dla siebie, skontaktuj się z nami. Możemy pomóc Ci we wdrożeniu systemu LIMS i zapewnić wsparcie dostosowane do Twoich indywidualnych potrzeb.