Wdrożenie LIMS – korzyści oraz zwrot z inwestycji

Kiedy procesy zostają zautomatyzowane, świat zmienia się na lepsze. I to właśnie dzięki optymalizacji za pomocą systemów zarządzania informacją laboratoryjną (LIMS), środowiska laboratoryjne doświadczają najbardziej znaczących i kompleksowych aktualizacji procedur. 

Korzyści z zastosowania LIMS są łatwe do zauważenia, jak już wielokrotnie podkreślałem w przeszłości. Jednak dokładnymi miernikami wydajności biznesowej są mierniki dotyczące potencjalnego zwrotu z inwestycji. 

Dlatego chciałbym omówić niektóre z nich. Zobaczysz tu korzyści i usprawnienia dla kluczowych procesów w laboratorium. Podkreślę, jakie szanse tracisz, powstrzymując się od korzystania z LIMS. Następnie skontrastuję to z tym, co Ty i Twoja organizacja możecie zyskać dzięki systemowi LIMS.  

Korzyści z wdrożenia LIMS 

Dynamiczny i skuteczny 

Prawie wszystkie aspekty procesu laboratoryjnego mogą przebiegać szybciej i sprawniej. Biorąc pod uwagę ilość czasochłonnych obowiązków w laboratorium, które wykonywane są ręcznie, rozwiązanie cyfrowe może znacząco usprawnić i zautomatyzować te obowiązki. 

Zapewnia bezpieczeństwo 

System spełniający wszystkie wymogi bezpieczeństwa z pewnością wzbudzi zaufanie managerów. 

Z kolei dla uproszczenia pracy techników laboratoryjnych duża liczba potencjalnie niebezpiecznych i pracochłonnych obowiązków może zostać w pełni zautomatyzowana, a nawet całkowicie usunięta z zakresu ich odpowiedzialności. 

Ekonomiczny 

Automatyzacja i optymalizacja w skali laboratorium, jak i całej organizacji, uprości procedury oraz podniesie produktywność. Wszystkie korzyści LIMS wpływają pozytywnie na sytuację finansową organizacji. 

Ponieważ takie systemy różnią się złożonością i dostępnymi funkcjami, koszt wdrożenia LIMS będzie również zależał od wybranego oprogramowania. 

Nastawiony na zgodność z przepisami 

Zgodnie z regulacjami dotyczącymi przygotowywania próbek laboratoryjnych, skuteczne rozwiązanie, jakim jest LIMS, powinno być zgodne z zasadami i procedurami obowiązującymi w różnych jurysdykcjach.  

Technologia ta powinna również zapewniać ciągłe monitorowanie wszelkich zmian w regulacjach, aby cały czas być z nimi zgodna.  

Cyfryzacja w procedurach laboratoryjnych 

Jeszcze raz chcę podkreślić wartość płynącą z systematycznych wdrożeń automatyzacji i cyfryzacji w środowisku laboratoryjnym. Mój kolega, Lech Olczak, zwraca uwagę na podstawową różnicę między automatyzacją a ręcznym wprowadzaniem danych – drugie z nich może łatwo skutkować błędami. Po przeanalizowaniu obydwu możliwości staje się jasne, która metoda jest lepsza. 

W związku z tym istnieje wiele innych zalet, które pomagają w wykonywaniu szerokiego zakresu obowiązków. Dlatego chciałbym przybliżyć sytuacje wynikające z braku LIMS oraz zysków, jakie przynosi wdrożenie takiego systemu. 

1. Rejestracja próbek 

Jednym z najbardziej żmudnych obowiązków techników laboratoryjnych jest ręczne wprowadzanie dużych ilości danych do bazy. Takie zadania, choć istotne, mogą być uciążliwe. 

Średnia prędkość pisania profesjonalnej maszynistki wynosi około 50-80 słów na minutę. Wiele obowiązków związanych z pisaniem przy użyciu klawiatury komputera wymaga konkretnej liczby naciśnięć klawiszy na godzinę (KPH) w przypadku wprowadzania wartości alfanumerycznych. W wielu przypadkach liczba ta to aż 8 000 – 10 000 znaków na godzinę. Trudno oczekiwać od pracowników takiego tempa. 

Cyfryzacja oznacza, że wszelkie wprowadzanie danych odbywa się automatycznie i w powszechnie akceptowanych formatach, takich jak .xml. 

2. Analiza wyników testów 

W zależności od skali operacji laboratorium, użyta może zostać automatyczna transkrypcja setek odręcznych notatek. Podobnie jak w poprzednim przypadku, treści są weryfikowane i przechowywane przez komputer. 

3. Spójność danych 

Ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego przy przeprowadzaniu transkrypcji lub weryfikacji dużej ilości danych jest spore. Spodziewać się można różnej częstotliwości takich błędów, zależnie od repozytorium. 

Dzięki elektronicznemu wprowadzaniu danych przez system ryzyko błędów w transkrypcji zostaje zminimalizowane. Kierownictwo może równie w pełni zaufać LIMS w zakresie bezpieczeństwa przechowywanych plików. 

4. Skrócony czas realizacji zadań 

Kierownictwo laboratorium powinno spodziewać się standardowych czasów realizacji (TAT), inaczej określanych jako czas trwania procedur, którym muszą zostać poddane próbki. Pamiętaj, że to jeden z podstawowych wskaźników KPI laboratorium. 

Jako technik laboratoryjny lub manager możesz spodziewać się zdecydowanie krótszego czasu realizacji, jeśli twoje laboratorium korzysta z LIMS. Skrócenie TAT dzięki automatyzacji części procesów, może mieć pozytywny wpływ na produktywność i wyniki finansowe. 

5. Weryfikacja wyników 

Aby obiektywnie ocenić wyniki przy procedurach ręcznych, powszechną praktyką jest odwoływanie się do odrębnego organu celem weryfikacji. 

Za pomocą rozwiązania cyfrowego, wyniki są automatycznie weryfikowane po pojawieniu się ich w programie LIMS. W ten sposób walidację można przeprowadzić niezależnie, bez pomocy zewnętrznej organizacji. 

6. Raportowanie i pobieranie danych 

Ponieważ często następuje potrzeba uzyskiwania danych z wielu różnych źródeł, proces wyszukiwania ich może być uciążliwy i czasochłonny. Popularną metodą przechowywania takich danych jest eksport do programu Microsoft Excel lub innych tego typu programów oraz połączenie ich w jedno. 

Z kolei korzystając ze scentralizowanego repozytorium danych, użytkownicy mają bezpośredni dostęp do wszystkich informacji. Lokalizacja w chmurze danych oznacza również, że dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie może mieć każda upoważniona do tego osoba – również klient. 

7. Fakturowanie 

Bez LIMS ukończenie testów zazwyczaj wymaga rutynowego powiadomienia odpowiedniego działu. Przykładowo w przypadku fakturowania laboratorium będzie okresowo powiadamiać dział finansowy, np. raz w tygodniu. 

Konieczne jest przestrzeganie rygorystycznych wskazówek dotyczących fakturowania, określonych przez organy regulacyjne, takie jak dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie podatku VAT, które mogą ulec zmianie. Błędy w takich procesach mogą wiązać się ze znacznymi kosztami dla organizacji. 

Podstawową korzyścią płynącą z cyfryzacji za pomocą LIMS jest wszechstronna zgodność z przepisami podatkowymi i regulacyjnymi. Dzięki elektronicznej publikacji wyników po analizie, wszystko jest łatwo dostępne w możliwie najkrótszym czasie. Możliwe jest również wcześniejsze rozliczanie przy pomocy systemu, dzięki czemu można uniknąć potencjalnych problemów związanych z ręcznym fakturowaniem. 

Korzyści z wdrożenia LIMS są znaczące 

Zyski finansowe, generowane w wyniku wdrożenia LIMS, są znaczne. Zarówno ja, jak i moi koledzy, zwracaliśmy niejednokrotnie uwagę na wady polegania na ręcznych procesach. Potencjalne straty finansowe to jedno z ryzyk, o których należy pamiętać. 

Co więcej, mając świadomość korzyści dla organizacji, można łatwo obliczyć koszty operacji laboratoryjnych w przypadku prac zautomatyzowanych i ręcznych. 

Koszt oprogramowania LIMS zależy oczywiście od funkcji, które chcesz wdrożyć – systemy tego typu mogą być dość elastyczne. Znajdź obszary, które chcesz usprawnić, i dostosuj system do swoich wymagań. 

Procedury organizacyjne 

Korzyści finansowe wykorzystania LIMS są godne uwagi, zwłaszcza gdy wydatki zostają ograniczone dzięki pełnej automatyzacji procesów. Poprzez eliminację lub proste usprawnienie zadań potencjał takiego zysku jest bardzo znaczący. 

Automatyzacja odciąża interesariuszy, pozwalając w tym czasie skupić się na innych bardziej dochodowych działaniach firmy. 

Regulacje 

Automatycznie weryfikowana zgodność z regulacjami zapewni również, że organizacja nie będzie narażona na ryzyko poniesienia kar finansowych lub konsekwencji prawnych z powodu nieprawidłowego pobierania próbek czy przeprowadzania procedur.  

Chroni to integralność firmy jako bezpiecznej i zgodnej z przepisami. 

Ograniczanie kosztów pracy 

Dzięki odciążeniu pracowników i zredukowaniu liczby żmudnych, powtarzalnych zadań, zwiększa się ich poziom produktywności. Jak to wpływa na siłę roboczą, można wykazać na przykładzie dużej międzynarodowej firmy naftowo-gazowej. 

Ta wiodąca rafineria zlokalizowana w regionie Zatoki Perskiej dzięki kompleksowemu wdrożeniu LIMS była w stanie odzyskać 2400 godzin pracy rocznie. Wszystko to dzięki ograniczeniu obowiązków personelu fizycznego poprzez automatyzację i cyfryzację w miejscu pracy. 

Korzyści z wdrożenia LIMS, których nie kupisz za żadne pieniądze 

Kontrola jakości również odgrywa kluczową rolę. I właśnie w tym przypadku dokładność i integralność danych w środowisku laboratoryjnym powinny mieć najwyższy priorytet dla organizacji. 

Zapewniając niezawodność danych, podejmujesz niezbędny krok w celu zagwarantowania spójnego produktu końcowego i ochrony pozycji firmy. Ponieważ wszyscy interesariusze w organizacji mogą odnieść korzyści z bezpośredniego usprawnienia swoich przepływów pracy, ogólne długoterminowe zyski dla firmy polegają na utrzymaniu i wzmocnieniu integralności. 

Jeden aspekt ma oczywiście największe znaczenie – jest to zaufanie. Jest ono przecież konieczne, by firma mogła rozwijać się i prosperować.